Les Documents électroniques

On aurait pu penser que la gestion des documents électroniques aurait du nous simplifier la vie.
Dans la pratique je ne trouve pas du tout que cela soit le cas en ce qui concerne l'archivage.

Il faut bien sur prendre le fait que je suis loin d'être un expert pour la gestion administrative.

Je fais donc une liste des problèmes rencontrés:


-- Pas de nom de fichier standardisés permettant de trier facilement les documents.

 Pour un bulletin de salaire j'aurais aimé par exemple avoir un nom basé sur la liste ordonnée d'informations suivante:
.. Date de période de travail  (2019 03)  et non pas la date de téléchargement.
.. Salaire ou Bulletin_Salaire (indiquant que c'est un bulletin de salaire)
.. Nom de l'employeur
 .. type de fichier (par exemple ".pdf")

Pour un contrat de travail :
.. Date de début du contrat
.. Contrat ou contrat_Travail (indiquant que c'est un contrat de travail)
.. Nom de l'employeur
.. Nom de l'entreprise servie (si c'est de l’intérim)

Pas de possibilité de centraliser tous nos documents dans un site choisi. C'est à dire que c'est un libre choix que les employeurs aient leur propre site de stockage des documents mais ils devrait tous offrir un moyen d'envoyer automatiquement une copie des document vers un site de notre choix. Peut-être même un Protocol de transmission dérivé de ftp devrait être créé à cet effet pour garantir la sécurité et l'accès (cryptage, traçage et journalisation  permettant la reconstruction des données, application dédié de gestion d'archive administrative pour le grand publique.)

Pour les factures je n'ai pas réfléchis mais cela devrait aussi exister. Sur les grand site d'achat internet il faut même parfois demander spécifiquement à chaque achat le document à la boutique. C'est donc encore pire.

Je pense aussi qu'une loi devrait --de manière souple -- obliger  les organisation émettrices de document important à fournir un service minimum standard. Par exemple une liste ouverte de format de nom de fichier devrait être crée.

Dans un pays qui se targue d'être à la point pour la gestion administrative cela me semble  tout a fait anormal.

Je propose aussi différente solutions qui permettrait de facilité la gestion des documents:
 -- le format pdf pourrait contenir le nom original du document et devrait aussi permettre de le régénérer sous différents format.
-- le nom du document devrait aussi être imprimé sur un document de manière à être généré automatiquement avec le format choisi si on le scan.
-- la localisation du document à sa source pourrait être aussi incluse dans le document pour l'identifier et le retrouver avec un format identique à l'URL.
-- formater la version imprimée du  document de manière à facilité la reconnaissance de caractère par le scanner et permettant de repasser à une version entièrement électronique du document.

Aujourd'hui aucune des ces fonctionnalités ne semble être facilement proposée au utilisateur de bulletin de salaire. Je n'ai pas été non plus informé d'une telle possibilité.

J'en profite aussi pour parler des gestionnaires de fichiers  qui ne permettent pas à mon avis une gestion effective des documents:
.. lourdeur si on veut renommer plusieurs document manuellement  : on doit cliquer droit pour chaque fichier, on ne peut facilement revenir en arrière comme pour un document texte
.. pas de possibilité de visualiser plusieurs répertoires comme une seul et de faire facilement des tris et sélections sur un ensembles de répertoires.